Dit is het tweede artikel over de bevordering van meldingsbereidheid bij medewerkers. Lees ook deel één over de zichtbaarheid van een meldpunt en de bekendheid van de gedragscode onder medewerkers.

Meldingsbereidheid: de bereidheid van werknemers om incidenten en onveilige situaties te melden aan de relevante sleutelpersonen binnen de organisatie.

Een hoge meldingsbereidheid is in het belang van de organisatie. Het helpt niet alleen het functioneren van de organisatie, maar draagt ook bij aan het vertrouwen van de werknemers en werkgever in de organisatie én de dienstverlening. Het zorgt, kortom, voor een prettige werkplek waar iedereen op z’n gemak is. Welke factoren beïnvloeden de meldingsbereidheid? En hoe kun je die eventuele belemmeringen wegnemen?

Belemmering: onvoldoende vertrouwen in de opvolging

‘Een andere belemmerende factor voor de meldingsbereidheid is dat potentiële melders een negatief beeld kunnen hebben over de opvolging van meldingen,’ zegt Raijmakers. ‘Het is voor melders vaak een grote stap om een melding in te dienen, en het kan kwetsbaar aanvoelen. Daarom is het voor een melder van belang dat het meldproces eerlijk, rechtvaardig en transparant verloopt, en dat het geloof bestaat dat er ook echt wat met de melding wordt gedaan.’ Als melders daarentegen de verwachting hebben dat de opvolging te wensen over laat, bijvoorbeeld doordat geruchten rondgaan dat vorige melders niet goed beschermd of zelfs benadeeld zijn, heeft dat een ontmoedigende werking.

‘Ook komen we in de praktijk vaak tegen dat de communicatie met (niet-)betrokken medewerkers over incidenten die onrust veroorzaken binnen de organisatie wordt vergeten of niet noodzakelijk wordt gevonden. Ondanks dat niet alle details gedeeld kunnen worden, is het voor de beeldvorming onder medewerkers wel degelijk van belang om er als organisatie over te communiceren. Al is het maar om zichtbaar te maken dat de zaak serieus genomen wordt en gekeken wordt naar een passende oplossing.’

Vertrouwen wekken in de opvolging van meldingen

Wanneer heb je als melder vertrouwen in het meldproces? ‘In de kern gaat het om het creëren van de juiste randvoorwaarden,’ zegt Veldscholten. ‘Om vertrouwen te wekken is het allereerst belangrijk om transparant te zijn over wat er gebeurt met meldingen. Denk aan de opvolging van een melding, wat ervan is geleerd en welke maatregelen zijn genomen ter verbetering. Een mooi voorbeeld hiervan is te zien bij het Bureau Integriteit van de Dienst Justitiële Inrichtingen (BI DJI). Ieder jaar rapporteren zij openlijk in hun jaarverslag over de hoeveelheid meldingen van het afgelopen jaar, de aard van deze meldingen, en wat er met de meldingen zijn gedaan.’ Naast proactief informeren valt onder transparantie daarnaast ook het open toegeven van fouten en laten zien hoe deze in de toekomst voorkomen zullen worden.

Nazorg bieden

Een meldproces kan ingrijpend zijn voor alle betrokkenen. Daarom is het van belang dat de afdoening van een melding niet alleen zorgvuldig, maar ook snel gebeurt. ‘Verder geldt dat zowel melder als beschuldigde worden meegenomen in de te verwachten processtappen en termijnen, zodat ze weten wat ze te wachten staat. Ook moet er na afdoening van een melding gekeken worden welke nazorg vereist is. Bij een ingrijpende kwestie reikt de nazorg misschien wel verder dan alleen de directbetrokkenen. Zo kan het nodig zijn dat aan een hele afdeling nazorg wordt geboden, bijvoorbeeld in de vorm van een gezamenlijk gesprek.’ Ook een periodieke evaluatie van de meldprocedure draagt bij aan een structurele verbetering van het proces.

Belemmering: positie van de melder

Een bekende reden om geen melding te maken van ervaren sociale onveiligheid hangt samen met de ervaren sociale onveiligheid zelf. Melders zijn bang voor hun eigen positie binnen de organisatie en voor eventuele vergeldingsmaatregelen. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn:

1. Medewerkers kunnen door de contractvorm waarmee ze aan de organisatie zijn verbonden het gevoel hebben dat zij zich in een kwetsbare positie bevinden. ‘De vraag of een tijdelijk contract wel wordt verlengd of een detachering wel wordt voortgezet is een door ons veelgehoorde vrees van melders.’
2. Ook kan de melder zich in een directe arbeidsrelatie bevinden met diegene waarover wordt gemeld. ‘In dat geval is de melder misschien huiverig om iets te melden omdat het van invloed is op de verhoudingen binnen het team of op de werkvloer. De melder wil van collega’s of leidinggevenden niet het verwijt krijgen dat zijn of haar melding de verhoudingen heeft verstoord.’
3. Een derde reden kan de hiërarchie binnen de organisatie zijn. ‘De leidinggevende is vaak direct of indirect betrokken bij de ervaren sociale onveilige situatie. Die leidinggevende bevindt zich in een machtspositie ten opzichte van de melder en dit kan bij de melder tot vrees leiden dat die machtspositie door de leidinggevende wordt misbruikt. Een voorbeeld hiervan: de leidinggevende kan de melder verwijten dat het melden op zich is te beschouwen als een gebrek aan sociale of communicatieve vaardigheid om tot een oplossing te komen. De melder wordt dan verweten dat hij melding maakt van een situatie. Een meer ernstige reactie is dat de melder wordt verweten dat deze door de melding een onveilige werksituatie heeft doen ontstaan.’

Melden actief bevorderen en drempels wegnemen

‘Of een medewerker terecht vreest voor zijn of haar eigen positie doet er eigenlijk niet toe, het gaat erom dat dit belemmerend kan werken om iets aan te kaarten,’ zegt Raijmakers. ‘Organisaties kunnen hierop inspelen door het bieden van veiligheid aan de melder. Veiligheid wordt bijvoorbeeld geboden door het garanderen van een vertrouwelijke omgang met de melding. Zo adviseren wij organisaties altijd om de kring van betrokkenen bij een melding klein te houden, zodat de identiteit van de melder beschermd blijft.’ Anoniem melding maken van een sociaal onveilige situatie kan ook een veilige mogelijkheid bieden. De melder moet daarbij wel worden geïnformeerd dat opvolging van een anonieme melding moeilijk is, en in sommige gevallen onmogelijk. Een derde manier om veiligheid te bieden aan de melder is om de melder te beschermen tegen elke vorm van benadeling: ‘Sommige organisaties kiezen er bijvoorbeeld voor om melders van integriteitskwesties of sociaal onveilige situaties dezelfde bescherming te beiden als de Wet bescherming klokkenluiders biedt aan melders van misstanden.’

Laten zien dat melden als positief wordt beschouwd

De vrees voor represailles kan ook weggenomen worden door zichtbaar te maken dat melden van een onveilige situatie als iets positiefs wordt beschouwd. ‘Dat begint met transparante communicatie door de leidinggevende, die melden kan duiden als een gewaardeerde actie. Dat doen ze niet alleen door positief te spreken over melders, maar ook door het geven van het goede voorbeeld. Zo kun je als leidinggevende bijvoorbeeld vragen om feedback over je eigen handelen, ook als dat gaat om twijfels. Zo zeg je niet alleen dat de deur altijd openstaat, maar laat je ook zien dat je van je eigen podium stapt.’ Naast het eerlijk communiceren over meldingen, kunnen organisaties de melder ook bedanken voor hun betrokkenheid bij de organisatie. ‘Buiten Europa zijn er ook goede ervaringen opgedaan met het belonen van melders van misstanden. Zeker in bedrijfstakken waar de risico’s daarop groter zijn, blijkt dit een effectieve manier om deze risico’s boven tafel te krijgen. In Nederland is hier – voor zover bij ons bekend – nog weinig ervaring mee opgedaan.’

Bied vertrouwen in het meldsysteem

Er zijn dus nogal wat factoren die bijdragen aan de meldingsbereidheid van medewerkers. Veel van deze factoren bevinden zich op het snijvlak van de structuur en cultuur van de organisatie, en bovendien beïnvloeden ze elkaar ook. Een belangrijke basis voor een hoge meldingsbereidheid is een duidelijk en toegankelijk meldsysteem waarbij medewerkers weten wat en hoe te melden. Ten tweede helpt het geven van positieve feedback op de daad van melden en het informeren over de ondernomen acties als gevolg van de melding bevorderend. Daarnaast kunnen organisaties de drempel verlagen door het beschermen van de melder en de mogelijkheid te bieden om anoniem te melden. Hierdoor wordt de zorg voor eventuele negatieve consequenties weggenomen.

Al deze zaken bevorderen het vertrouwen dat medewerkers hebben in het meldsysteem. Ze dragen bij aan het creëren van een open cultuur waarbij medewerkers worden aangemoedigd om te melden en stelt organisaties in staat om van elk incident te leren.

Meer informatie?

Meer weten of hulp nodig met vraagstukken rondom sociale veiligheid en/of integriteit? Neem dan gerust contact met ons op.