Een hoge meldingsbereidheid is in het belang van de organisatie. Het zorgt voor meer beschikbare informatie over kwesties die zich voordoen binnen de organisatie en draagt zo bij aan het tijdig onderkennen van zaken die niet goed lopen. De werkgever kan na een melding actie ondernemen om de veiligheid te waarborgen, te leren van incidenten en daarmee de sociale veiligheidscultuur te verbeteren. Dit helpt niet alleen het functioneren van de organisatie, maar draagt ook bij aan het vertrouwen van de werknemers en werkgever in de organisatie én de dienstverlening. Het zorgt, kortom, voor een prettige werkplek waar iedereen op z’n gemak is. Welke factoren beïnvloeden de meldingsbereidheid? En hoe kun je die eventuele belemmeringen wegnemen?

Belemmering: (de rol van) het meldpunt is onvoldoende duidelijk/zichtbaar

Voor een medewerker is het vaak een grote stap om over te gaan tot het indienen van een melding. De toegankelijkheid en onafhankelijkheid van een meldpunt spelen daarom een belangrijke rol bij de meldingsbereidheid van medewerkers. Het schept bijvoorbeeld geen vertrouwen als de indruk bestaat dat jan en alleman bij het meldpunt ingediende meldingen kan inzien. ‘Ook zien we in de praktijk vaak dat een meldpunt niet voldoende onder de aandacht wordt gebracht, waardoor het onbekend is onder medewerkers. Daarnaast kan een teveel aan meldloketten ook ontmoedigend werken,’ vertelt Raijmakers. ‘In een eerder artikel wezen we er al op: een leidinggevende verantwoordelijkheid geven als meldpunt is risicovol. Behalve dat informatie zo versnipperd binnenkomt, kan het voor medewerkers kwetsbaar aanvoelen als het loket waar je kunt melden ook vanuit een andere rol/verantwoordelijkheid betrokken kan zijn bij de melding. Zo zijn er dus veel nuances rondom de positie van meldpunten die ontmoedigend of bemoedigend kunnen werken.’

Stel de medewerker centraal

De visie van het CAOP, dat onafhankelijke commissies, informatie- en meldpunten ondersteunt en adviseert, is dat organisaties de medewerkers centraal moet stellen bij het inrichten van meldkanalen en het hen daarbij zo makkelijk mogelijk moeten maken om te melden. ‘Idealiter hoeft een melder geen afweging te maken tussen verschillende meldloketten, maar kan men terecht bij één centraal meldpunt. Voor een organisatie heeft dit als voordeel dat alle informatie rondom meldingen op één centraal punt binnenkomt en trends eerder kunnen worden doorzien. Ook is het van belang om binnen de organisatie goed te laten zien met wat voor kwesties je bij een meldpunt terecht kan, dat het mogelijk is om vertrouwelijk te melden en dat het meldpunt onafhankelijk opereert. Dat laatste wil zeggen dat enkel functionarissen met afstand tot de melding deze (het liefst vanuit verschillende expertises) beoordelen en adviseren over een eventuele passende opvolging, ook wel triage genoemd. Daarbij is belangrijk om duidelijk te maken dat alle betrokken functionarissen gebonden zijn aan vertrouwelijkheid.’

Belemmering: beleidsdocumenten en procedures rondom het melden onvoldoende bekend

‘Een andere drempel die wij tegenkomen in de praktijk is dat belangrijke beleidsdocumenten op het gebied van sociale veiligheid en integriteit, zoals de gedragscode of meldregeling, niet altijd even bekend zijn onder medewerkers,’ zegt Veldscholten. Het gaat dan bijvoorbeeld om de gedragscode (ook wel organisatiekompas genoemd), waarin de waarden, normen en spelregels van de organisatie staan omschreven. Dit document laat zien wat binnen de organisatie aanvaardbaar en onaanvaardbaar gedrag is en kan medewerkers dus helpen duiden of een situatie meldingswaardig is. Ook in een meldregeling staat waardevolle informatie voor een potentiële melder, zoals onder andere de ontvankelijkheidseisen van een melding, het proces dat bij een melding doorlopen wordt, en de geldende termijnen.

‘Ondanks het belang van zo’n gedragscode merken we in de praktijk dat de informatie uit deze documenten vaak onvoldoende benut wordt, bijvoorbeeld omdat de documenten moeilijk vindbaar zijn op intranet of onvoldoende gecommuniceerd worden naar alle medewerkers. Ook zien we regelmatig dat medewerkers zich simpelweg niet herkennen in het organisatiekompas omdat de aansluiting met de eigen werkpraktijk ontbreekt of de formulering en opbouw te complex zijn. Dit kan medewerkers ontmoedigen om relevante documenten te raadplegen, en dat is een gemiste kans.’

Bekendheid van documenten en procedures bevorderen

Om deze drempel weg te nemen en meldgedrag te bevorderen, is het goed om het organisatiekompas of gedragscode op te stellen met een brede afvaardiging vanuit de organisatie. ‘Het is verder essentieel dat organisaties actief communiceren over de geldende kaders en dat deze goed te vinden zijn. Zo zou je bijvoorbeeld een speciaal ingerichte pagina kunnen maken op intranet. Wat ook kan helpen is om samen met het team te reflecteren op het organisatiekompas. Heeft iedereen bijdrage geleverd en is iedereen het eens met wat er in het document staat?’ Het actueel houden van de beleidsdocumenten biedt ook de natuurlijke gelegenheid om ze opnieuw onder de aandacht te brengen en helder te maken wat het doel en belang ervan is voor de organisatie als geheel.

Minstens zo belangrijk: de vertrouwenspersoon. Deze vervult een belangrijke rol in het bijstaan en informeren van medewerkers over de beschikbare procedures. Voor veel medewerkers is de stap naar een vertrouwenspersoon kleiner dan op eigen houtje een meldregeling doorpluizen. Daarom is het van belang dat de vertrouwenspersoon breed bekend is binnen de organisatie, en iedereen hem of haar kan vinden. Zo kan de vertrouwenspersoon bijvoorbeeld bij de verschillende teams langsgaan om meer bekendheid te genereren. Sommige organisaties kiezen ervoor om naast een interne vertrouwenspersoon ook een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit vanuit de gedachte dat het benaderen van een collega door medewerkers soms als drempelverhogend wordt ervaren.

Duidelijk en toegankelijk meldsysteem

Een belangrijke basis voor een hoge meldingsbereidheid is dus een duidelijk en toegankelijk meldsysteem waarbij medewerkers weten wat en hoe te melden. Maar: er zijn nogal wat factoren die bijdragen aan de meldingsbereidheid van medewerkers. Daarom hebben we dit artikel in tweeën gesplitst. In juni volgt deel twee: over onvoldoende vertrouwen in de opvolging van een melding, en de positie van de melder.

Meer informatie?

Meer weten of hulp nodig met vraagstukken rondom sociale veiligheid en/of integriteit? Neem dan gerust contact met ons op.