‘In de grotere organisaties zijn meestal verschillende professionals bezig met diverse thema’s en voeren daar een eigen beleid op’, vertelt Van Dijk. ‘Het gaat dan bijvoorbeeld om thema’s als diversiteit en inclusie, fysieke veiligheid, sociale veiligheid, integriteit en cybersecurity. Thema’s die allemaal een gemene deler hebben: het gedrag van mensen in gewenste banen leiden. En toch zie je vaak dat deze professionals, ook wel sleutelactoren genoemd, onafhankelijk van elkaar werken. Door de verbinding te laten zien in deze organisatiethema’s, heb je meer kans dat beleid geen papieren tijgers blijven, maar dat het ook in de praktijk beter van de grond komt.’

‘Daarnaast is het zinvol om via sleutelactoren signalen op te vangen over de beleving van sociale veiligheid’, legt Van Dijk verder uit. ‘Sleutelactoren als een vertrouwenspersoon, preventiemedewerker, arbodeskundige, veiligheidsspecialist, HR-adviseur, leidinggevende of ombudsfuncationaris zijn de voelsprieten in de organisatie. Zij hebben kennis van de formele en informele cultuur op de werkvloer. Het is belangrijk dat je als organisatie in kaart brengt welke actoren een bijdrage leveren aan sociale veiligheid en dat deze actoren gezamenlijk kennis kunnen delen en lessen trekken uit het totaalbeeld.’

In het tweede deel van de visie van het CAOP ‘Sociale veiligheid inbedden in de organisatiestructuur’ lees je meer over de drie beleidslijnen om sociale veiligheid een structurele plek te geven binnen de organisatie en de vijf uitgangspunten die daarbij horen.

Geef leidinggevenden de juiste bagage om handelingsverlegenheid te voorkomen

‘Leidinggevenden zijn belangrijke sleutelactoren in het bevorderen van sociale veiligheid’, vertelt Van Dijk. ‘Leidinggevenden hebben een aanzienlijk aandeel in het bevorderen van een sociaal veilige werkplek. Ze hebben een voorbeeldrol en zijn actief in het creëren van een veilige werkplek door medewerkers te erkennen, te steunen en te laten leren van gemaakte fouten. De kunde en ervaring van een leidinggevende wordt vaak overschat als het gaat om het inbedden van sociale veiligheid binnen de organisatie. Vaak wordt er vanuit gegaan dat ze wel voldoende kennis en ervaring in hun rugzakje hebben om de juiste aandacht te geven aan sociale veiligheid binnen hun eigen teams, maar dat is lang niet altijd het geval. Er treedt dan handelingsverlegenheid op en op signalen wordt niet (tijdig) gereageerd. Leidinggevenden moeten hierin gefaciliteerd worden door hun werkgever en een handelingskader hebben vanuit de organisatie.’

Van regelingen naar praktijk

Ook voor de koppelingen tussen regelingen en de praktijk is meer aandacht nodig, geeft Van Dijk aan: ’De basis op orde hebben vraagt om actuele integriteitsregelingen, zoals een gedragscode of een meldregeling. Ik ben de laatste tijd veel in gesprek met organisaties waar de procedures die opgenomen zijn in regelingen, bijvoorbeeld in de omgang met signalen of meldingen, onvoldoende koppeling leggen met de praktijk. Zo ontbreken meldpunten of actoren, waar wel naar verwezen wordt in een regeling, is er niet nagedacht over waar en door wie opvolging wordt gegeven aan een signaal of melding, of worden verschillende taken bij één professional neergelegd, waardoor rolconflict ontstaat. Voor medewerkers is het belangrijk dat zij weten op welke manier een organisatie opvolging geeft aan een signaal of melding en wie daarbij betrokken is. Dat vergroot het gevoel van sociale veiligheid.’

Meet of werknemers zich veilig voelen en benadruk positieve punten

In de basis op orde hebben is het daarnaast belangrijk dat sociale veiligheid permanent op de agenda staat. ‘Het is altijd verstandig om op reguliere momenten te meten binnen de organisatie of mensen zich sociaal veilig voelen’, adviseert Van Dijk. ‘Je kunt niet blind vertrouwen op het aantal meldingen dat binnenkomt via de daarvoor ingestelde routes binnen de organisatie. Je moet actief onderzoek doen en uitvragen hoe mensen sociale veiligheid ervaren en aan de slag met signalen die eventueel gedeeld worden. En leg niet enkel nadruk op eventueel ervaren onveiligheid of ongewenst gedrag in de vraagstelling van het onderzoek. Vraag ook wat wél goed gaat en wat men wil behouden. Vraag naar wat een prettige werksfeer maakt en welke elementen hieraan bijdragen. Haal meer kennis op uit wat goed gaat, zodat het ook structureel goed kan blijven gaan.’

Bekijk ook onze dienst Meting & Analyse Sociale Veiligheid.

Meer informatie

Marjolein van Dijk houdt op 28 september 2023 een interactieve deelsessie tijdens de Dag van de Integriteit over ‘De basis op orde: integraal samenwerken’. Dat doet zij samen met Johri Maat. Hij is integriteitscoördinator geweest bij het ministerie van BZK en VWS en is nu directeur van het Bureau Integriteit van de Dienst Justitiële Inrichtingen. Hij deelt tijdens de deelsessie verschillende praktijkverhalen en vertelt over wat essentieel is bij het managen van integriteit en sociale veiligheid. Tijdens de deelsessie is er veel ruimte voor interactiviteit zodat deelnemers hun praktijkervaringen v kunnen delen.