In de praktijk en bij de CAOP-opleidingen merken de adviseurs sociale veiligheid dat het potentieel van de vertrouwenspersoon nog onvoldoende benut wordt. Welke aandachtspunten kunnen we inzetten om de toegankelijkheid van de vertrouwenspersoon te bevorderen? In het eerste deel van dit artikel kijken we vanuit het perspectief van de organisatie. In deel twee behandelen we de kwestie vanuit de blik van de vertrouwenspersoon.

Dit is het eerste artikel over het optimaal benutten van de vertrouwenspersoon. Deel twee volgt in september.

Kom naar de Dag van de Integriteit!

Zie jij verschuivingen in normen en waarden binnen jouw organisatie? En merk je hoe technologische ontwikkelingen nieuwe vraagstukken opwerpen rondom integriteit en sociale veiligheid? Kom erachter hoe we omgaan met deze uitdagingen tijdens de Dag van de Integriteit – De nieuwe norm: integriteit in transitie? Op donderdag 26 september in Utrecht.

Toegankelijkheid bevorderen vanuit het organisatieperspectief

‘De organisatie’, verwijst in dit geval vaak naar een integriteitscoördinator of een HRM-functionaris die het vertrouwenswerk van de betreffende organisatie coördineert. Wat kan de organisatie doen om de toegankelijkheid van een vertrouwenspersoon te bevorderen?

1. Afspiegeling personeelsbestand

‘In de eerste plaats is dat aansluiten op de diversiteit van het personeelsbestand’, zegt Van der Lek. ‘Dat betekent bijvoorbeeld dat als er twee vertrouwenspersonen zijn, ze in ieder geval genderdivers zijn. Bij het bespreken van sommige kwesties hebben melders vanuit hun eigen identiteitsbesef voorkeur voor een specifiek gender ten opzichte van een ander gender. Andere variabelen die een rol kunnen spelen in hoe gemakkelijk men afstapt op een vertrouwenspersoon zijn bijvoorbeeld afkomst, opleiding en leeftijd. Wij adviseren organisaties daarom altijd om goed na te denken over het eigen personeelsbestand en het aanbod aan vertrouwenspersonen. Het CAOP beschikt zelf over een eigen pool van externe vertrouwenspersonen die inzetbaar zijn voor opdrachtgevers. Bij elke opdrachtgever nemen wij bovenstaande punten in overweging.’

2. Competenties uitwerken en erin investeren

‘Het is in de tweede plaats aan te bevelen dat organisaties specifieke competenties uitwerken in een functieprofiel en hier ook gericht op werven of opleiden. Zo is het, los van de eerdergenoemde afspiegeling, namelijk nog belangrijker dat de vertrouwenspersoon zich kan verplaatsen in het perspectief van de melder. Dat vraagt om iemand die goed communicatief vaardig is en dus goed kan luisteren, samenvatten en doorvragen. Naast de aandacht voor wat in aanleg bij een vertrouwenspersoon aanwezig is, is het goed als de organisatie voldoende investeert in het op peil houden en vergroten van de benodigde competenties door bijscholing en intervisie.’

3. Voorkom rolconflicten en dubbele petten

‘Aandacht voor mogelijke rolconflicten kan ook bijdragen aan de toegankelijkheid van de vertrouwenspersoon. Het is niet handig om een vertrouwenspersoon aan te stellen die naast deze rol bijvoorbeeld ook een functie bekleed als OR-lid, HR-functionaris, directeur, lid van de raad van toezicht of een integriteitscoördinator. Dat is niet onafhankelijk genoeg. Het kan dan namelijk voorkomen dat je vanuit die rol te maken krijgt met een casus van een melder waarbij je ook als vertrouwenspersoon betrokken bent. Neem bijvoorbeeld een HR-functionaris. Van deze rol wordt vaak verlangd dat ze betrokken zijn bij de opvolging van een melding. Het wekt geen vertrouwen op bij de melder als deze HR-functionaris vervolgens ook werkt als vertrouwenspersoon. Daarom is ons advies altijd: voorkom dubbele petten.’

4. Goede balans van interne en externe vertrouwenspersonen

‘Een gebalanceerde combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen kan bijdragen aan de benaderbaarheid. In sommige situaties zou een interne vertrouwenspersoon te ‘dichtbij’ kunnen voelen voor een medewerker. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin de melder iets wil aankaarten over een leidinggevende, maar dat dit tevens de leidinggevende is van de vertrouwenspersoon. Een voordeel van een interne vertrouwenspersoon is dat deze de eigen organisatie goed kent. Een voordeel van de externe vertrouwenspersoon, is dat deze vaak veel ‘vlieguren’ en daarmee ook veel expertise heeft. Daarnaast kan de externe vertrouwenspersoon ook een belangrijke sparringpartner en vraagbaak zijn voor de interne vertrouwenspersonen, en andersom. Verder adviseren wij organisaties om interne en externe vertrouwenspersonen geregeld met elkaar om tafel te zetten. Zo kunnen eventuele trends eerder worden doorzien en kunnen ze hun signaalfunctie beter benutten.’

5. Samenwerking met leidinggevenden

‘Voor leidinggevenden zou het prettig en wenselijk kunnen zijn om bepaalde gesprekken met medewerkers door te kunnen verwijzen naar een vertrouwenspersoon. Leidinggevenden kunnen in sommige situaties namelijk niet dezelfde vertrouwelijkheid bieden als de vertrouwenspersoon. Wanneer een leidinggevende iets zorgelijks ter ore komt dat betrekking heeft op meerdere medewerkers uit het team, is de leidinggevende vanuit haar zorgplicht genoodzaakt om te handelen naar die informatie, ongeacht of de boodschapper hiermee instemt. Wij merken in de praktijk dat veel organisaties en leidinggevenden zich nog onvoldoende bewust zijn van de mogelijkheid om door te verwijzen naar een vertrouwenspersoon. Door de vertrouwenspersoon op deze wijze te positioneren, zal deze daarmee ook toegankelijker kunnen worden. Dit vraagt uiteraard om afstemming tussen leidinggevende en vertrouwenspersoon.’

6. Facilitaire ondersteuning

‘Tot slot moet de vertrouwenspersoon facilitair goed ondersteund worden door de organisatie. Zo is het belangrijk dat er een goede ruimte op locatie is waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd kunnen worden. Ook is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon ook elektronisch gefaciliteerd wordt om een gesprek vertrouwelijk en veilig vast te leggen. Verder kan de organisatie bijdragen aan de zichtbaarheid van de vertrouwenspersoon door middel van intranet, flyers, posters etc.’

Meer informatie?

Meer weten of hulp nodig met vraagstukken rondom sociale veiligheid en/of integriteit? Neem dan gerust contact met ons op.