De ombudsfunctionaris kan bemiddelen, doorverwijzen of onderzoek doen naar onderliggende oorzaken van problemen om de politieorganisatie te helpen zich door te ontwikkelen. De ombudsfunctionaris brengt vanuit een neutrale blik advies uit aan de korpschef, gebaseerd op alle binnengekomen meldingen.
Hendrik-Jan Talsma is sinds 2023 ombudsfunctionaris Politie. Hij vertelt: ‘Door mijn achtergrond als OM’er had ik al veel met de politie samengewerkt. Het is een vertrouwde, bekende en gewaardeerde organisatie voor me. Het is tegelijkertijd een organisatie waarvan ik gewend ben om er met betrokken distantie tegenover te staan,’ legt Talsma uit. ‘Als officier van justitie heb je het gezag over de opsporing en hoe nauw je daarin ook samen optrekt met de politie, je hebt dus altijd een verhouding waarin je kritisch meekijkt.’

Bemiddelen vanuit een neutrale positie

‘Politiemedewerkers die in een intern onderzoek belanden, lopen soms aan tegen lange doorlooptijden, haperende communicatie en vergaande consequenties, waardoor ze het gevoel hebben helemaal in de knel te raken, vertelt Talsma. ‘Soms blijkt achteraf dat rehabilitatie nodig is, maar ook dat gaat niet altijd als vanzelf goed. Het is de taak van de ombudsfunctionaris om te proberen die verhoudingen te herstellen. Waar zijn organisatie en melder elkaar kwijtgeraakt? En welke wegen kunnen we vinden om de melder en de organisatie te helpen?’

Talsma gaat verder: ‘Het is overduidelijk dat de politieorganisatie zich zeer inspant om collega’s te ondersteunen die ziek geworden zijn door hun werk. Onder andere het nieuwe zorgstelsel laat dat zien. Toch blijft het soms lastig om de verbinding te houden en de mens achter het dossier te blijven zien. Het Bureau Ombudsfunctionaris Politie staat in een neutrale positie en kan daardoor bemiddelen.’

Plek gezocht voor onafhankelijk meldpunt ombudsfunctionaris

Het CAOP biedt een onafhankelijke aanpak voor iedere organisatie of sector die een sociaal veilige werkomgeving wil bieden. Bijvoorbeeld door een neutrale commissie of meldpunt op te zetten. De aanpak van het CAOP kan bestaan uit meerdere vormen van ondersteuning, zoals front office, communicatie, rapportage en nazorg.

Om de onafhankelijkheid van de ombudsfunctionaris politie te benadrukken , werd gezocht naar een extern kantoor voor het meldpunt en voor het bureau. Een samenwerking met het CAOP bood de mogelijkheid om de front office, het meldpunt, extern te organiseren en bemensen. Zo blijven melders voor de politieorganisatie anoniem en kunnen ze meldingen bespreken met een professional buiten het politiesysteem.

Huisvesting bij het CAOP ondersteunt sociale veiligheid

Het gehele team van ombudsfunctionaris, onder wie onderzoekers en een secretaresse, is gehuisvest bij het CAOP. De computers en ICT-systemen zijn ook van het CAOP, zodat de ombudsfunctionaris daarin eveneens onafhankelijk is van de politie. En gesprekken met melders of andere betrokkenen vinden veelal ook plaats op het CAOP-kantoor. Sandra van Maris, adviseur sociale veiligheid bij het CAOP, vertelt: ‘We stonden er flexibel in en zijn gaan kijken waar behoefte aan was. Met de huidige werkwijze kunnen we de politie goed steunen in hun vraag. We hebben de expertise in huis.’

Meldingsproces: van intake tot behandeling en advies

In 2023 zijn er 57 meldingen binnengekomen bij het bureau van de ombudsfunctionaris. In 2022 waren dat er 69. Alle binnenkomende meldingen worden aangenomen door medewerkers van het CAOP die elke werkdag telefonisch bereikbaar zijn. Ook checken ze dagelijks de mailbox. Elke melding gaat na administratieve registratie in het systeem door naar de ombudsfunctionaris voor verdere behadeling, bijvoorbeeld in de vorm van gesprekken en onderzoek. Regelmatig kijkt het team van de ombudsfunctionaris naar rode draden. Zijn er bepaalde dingen die opvallen? Klachten die meerdere keren terugkomen? Dat kan de ombudsfunctionaris meenemen in zijn vaste gesprekken met de korpschef en in het jaarverslag dat hij uitbrengt.

Communicatie, informatiestroom en ICT-ondersteuning
Omdat het team van de ombudsfunctionaris op hetzelfde kantoor aanwezig is als de CAOP-medewerkers die het meldpunt bemensen, is er makkelijk contact. De routing vanaf de binnenkomst van meldingen tot en met de behandeling zit goed in elkaar. ‘De servicedesk reageert snel en alles wordt goed geregeld. Het is een soort all-in pakket waarbij we zo nodig alle expertise krijgen,’ aldus Talsma.

Blijvende samenwerking CAOP en OFP

Voor het onafhankelijke meldpunt van de ombudsfunctionaris politie ging het Bureau Ombudsfunctionaris Politie en het CAOP eerst een tijdelijk contract aan voor drie jaar. Die dienstverlening vanuit het CAOP is eind 2022 wegens de positieve evaluatie over de samenwerking voor onbepaalde tijd verlengd.

‘Vooral de afhandeling van meldingen door het meldpunt is belangrijk voor ons,’ legt Talsma uit. ‘De gegevens van een melding zijn volledig los van de systemen van de politie en kunnen niet door hen worden geraadpleegd. De externe locatie van het bureau onderstreept onze onafhankelijkheid en onpartijdigheid. Dat helpt ons, de politie en vooral de melders.’

Ook onafhankelijke ondersteuning nodig?

Er zijn allerlei mogelijkheden voor het inzetten van een onafhankelijk meldpunt, informatiepunt of commissie. In overleg met de opdrachtgever brengen we de specifieke behoeften of diensten in kaart. Geïnteresseerd? Lees hieronder meer over onze dienstverlening en neem vrijblijvend contact op.